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Scannen, Archivieren, Verwalten papiergebundener und digitaler Dokumente


ecoDMS deckt als Client-Server-System alle denkbaren Aspekte einer professionellen Dokumentenverwaltung ab. Angefangen von der digitalen Posteingangsbearbeitung und einer automatischen Vorklassifizierung, über die revisionskonforme Archivierung von über 180 Dateiformaten, bis hin zum sekundenschnellen Wiederfinden aller Dokumente und der einfachen Integration in die bestehende Systemumgebung, bietet ecoDMS jeglichen Komfort für die Anwender.

Bei der Entwicklung hat die applord GmbH neben professionellen Eigenentwicklungen viele ausgereifte Opensource-Komponenten in das Programm mit einfließen lassen und vollständig auf Fremdlizenzen verzichtet. So ist ein plattformunabhäniges Dokumenten Management System mit vollem Funktionsumfang, auf technisch höchsten Niveau, zum unschlagbaren Verkaufspreis von 49,00 € pro concurrent User entstanden.

Die automatische Vorklassifizierung ist eines von vielen Highlights der neuen Version 12.05 (brandine). Mit Klassifizierungs- und Barcodevorlagen können gescannte und über den Druckertreiber geladene Dokumente automatisch vorklassifiziert werden.

Werden Dokumente aus dem Archiv benötigt, können diese so einfach wie googeln über die ecoDMS-Software wiedergefunden werden. Der Benutzer muss lediglich die gesuchten Begriffe eingeben und die passenden Ergebnisse werden sofort angezeigt (Volltextindizierung). Zusätzlich sind u.a. Suchabfragen innerhalb der erzeugten Ordnerstruktur und auf Basis der hinterlegten Informationen (Metadaten) möglich.

Weitere Funktionen sind u.a.:
- direktes Archivieren aus beliebigen druckfähigen Anwendungen über den Druckertreiber (z.B. E-Mails, Office-Dokumente, Kalkulationen...)
- Adhoc-Workflow (status und rollenbasiert)
- benutzerfreundliche Datensicherung- und Wiederherstellung
- gescannte TIFF-Dateien werden auch als durchsuchbares PDF/A-Dokument archiviert
- Klassifzierungsinformationen erstellen und bearbeiten (Metadaten)
- Dokumentenvorschau
- Versionsverwaltung
- Notizenfunktion
- Dokumentenlinks kopieren und versenden
- Einrichten unternehmensspezifischer Ordnerstrukturen, Archive, Status, Dokumentenarten ...
- Vergabe von Ordner- und Dokumentenberechtigungen und vieles mehr ...

Hinter der gesamten Software steckt ein professioneller Server, der einen standortübergreifenden, gleichzeitigen Zugriff über verschiedenene Plattformen ermöglicht. Die Installation und Anwendung ist benutzerfreundlich und schnell.

Wer die Software mit maximal drei Benutzern und eingeschränktem Funktionsumfang nur im privaten Bereich zeitlich unbegrenzt einsetzen möchte, kann die Free4Three Edition kostenlos auf ecodms.de herunterladen. Die Community Edition kann außerdem für 30 Tage als Testversion gewerblich genutzt werden. Die ecoDMS Vollversion ist bereits für unschlagbare 49,00 € pro User (gleichzeitig mit dem Server verbundene User) erhältlich.

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