ecoDMS Free4Three

ecoDMS kann gezielt auf die eigenen Strukturen eingerichtet werden und überzeugt durch Schnelligkeit, Zuverlässigkeit, Benutzerfreundlichkeit und durch eine intuitive Bedienung. Ob Rechnungen, Angebote, vertrauliche Vertragsunterlagen oder E-Mails, einfach alle Geschäftsdokumente können in ecoDMS archiviert werden.

Durch intensive Suchfunktionen – wie z.B. der umfassenden Volltextsuche – ist ein leichtes Wiederauffinden aller archivierten Dokumente sichergestellt. Dokumenten- und Ordnerberechtigungen gewährleisten dabei einen sicheren Zugriff auf vertrauliche Dokumente und die korrekte Zuweisung der Unterlagen an die zuständigen Mitarbeiter.

Die fest eingebaute Versionsverwaltung ermöglicht die Archivierung beliebig vieler Versionen eines Dokuments in ecoDMS. So können beispielsweise Dokumentenvorlagen, Bilanzen und Anschreiben archiviert und jederzeit bearbeitet werden. Das Checkin- und Checkout-Verfahren erlaubt außerdem während der Bearbeitung das Sperren der versionierten Datei.

Über die integrierte Notizen-Funktion können schnell und einfach Notizen erfasst werden. Dabei handelt es sich sinngemäß um eine digitale Haftnotiz. Auch grafisch gleicht dieses Plugin dem bekannten Klebezettel.

Dokumente in Papierform können direkt über den Image Correction Editor ecoICE eingescannt, begutachtet und anschließend an das Dokumenten Management System übergeben werden.

Mit dem ecoDMS – Druckertreiber können Dokumente direkt aus beliebigen druckfähigen Anwendungen wie beispielsweise Microsoft Word, Microsoft Excel und OpenOffice Writer als PDF/A archiviert werden. Hierzu genügt ein einfacher Klick auf die Druckfunktion des entsprechenden Programms. Alle Dokumente werden vollständig indiziert im Archiv abgelegt. Der Druckertreiber ist für die Free4Three-Edition über das Forum kostenlos erhältlich.

Ein besonderes Highlight ist das Versenden und Kopieren von Dokumentenlinks. Mit nur einem Mausklick können Dokumentenlinks direkt und sicher an andere ecoDMS-Benutzer versendet werden.

Bei der ecoDMS Free4Three Version handelt es sich um die kostenfreie Version des Dokumenten Management Systems. Diese Version kann für bis zu 3 Benutzer privat genutzt werden und steht für die gewerbliche Nutzung bis zu 30 Tage frei zur Verfügung.