Software für das Büro: So lässt sich der Büroalltag vereinfachen

Der Alltag im Büro ist von vielen Aufgaben geprägt. Nicht selten kommt es jedoch vor, dass wir nach einem Arbeitstag das Gefühl haben, nicht vorangekommen zu sein. Wir waren den ganzen Tag beschäftigt und trotzdem ist der Stapel an Arbeit kaum gesunken. Dies liegt nicht selten an der Tatsache, dass wir sehr viel administrative und bürokratische Aufgaben zu erledigen haben. Diese halten uns von unseren eigentlichen Arbeiten ab. Mit den richtigen Tools ist es jedoch einfach, einige dieser bürokratischen Hürden zu meistern und wieder zum Kerngeschäft zurückzukehren.

1. Buchhaltungssoftware: Der Helfer Nummer 1

Buchführung ist definitiv einer der Bereiche, der neben der eigentlichen Arbeit am meisten Zeit frisst. Wer keinen Buchhalter einstellen kann, sollte dabei auf entsprechende Software setzen. Die Auswahl ist sehr groß und nicht jedes Programm eignet sich auch für den eigenen Unternehmenszweck. Hier sollten vor allem die Anforderungen sowie das Preis-Leistungsverhältnis genauer unter die Lupe genommen werden.

Warum eine Buchhaltungssoftware?
Eine geordnete Buchhaltung sorgt dafür, dass Nutzer am Ende rechtssicher sind. Buchhaltungen über Excel haben Akzeptanzprobleme, da sie sich im Nachhinein manipulieren lassen. Dies kann bei einer Betriebsprüfung Ärger bedeuten. Moderne Buchhaltungssoftware sorgt hingegen dafür, dass Buchungssätze später festgeschrieben und die Belege 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

Darüber hinaus kann moderne Buchhaltungssoftware bestimmte Geschäftsvorfälle nach einer Zuordnung automatisch auf die richtigen Konten buchen. Belege lassen sich problemlos hochladen und zuordnen. Im Idealfall lassen sich die Daten per Schnittstelle an den Steuerberater senden oder direkt in das Formular für die Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) oder den Jahresabschluss einspielen.

2. Projektmanagement: Die richtige Software vereinfacht alles

Wann immer in einem Betrieb mehrere Personen an dem gleichen Projekt arbeiten, wird die Verwaltung kniffelig. Alle Beteiligten müssen die Dokumente bearbeiten können, alles sollte dokumentiert werden und auch die Kommunikation muss geregelt sein. Eine gute Projektmanagement-Software kann genau diese Aufgaben erledigen. Mit einem Kanban Board lassen sich alle wichtigen Aspekte und Aufgaben übersichtlich darstellen. To-Do-Listen Deadlines und Verantwortlichkeiten können zudem problemlos zugeordnet werden.

Weitere Möglichkeiten gängiger PM-Software

Nahezu jede PM-Software ermöglicht es heute, die Zeitkalkulation und den Aufwand zu den einzelnen Projektarbeiten einzugeben. Bessere Programme bieten eine Schnittstelle zu ERP-Programmen, so dass alle wichtigen Daten zum Personalaufwand ausgetauscht werden können. Auch entsprechende Controlling-Maßnahmen wie Trend-Analysen und Metriken zur Statusbewertung sind in entsprechenden Software-Lösungen enthalten.

Weitere wichtige Optionen:
- Ablaufplanung (Setzung von Anfangs- und Endterminen)
- Projektstrukturierung
- Berichtswesen und Reporting
- Workflow-Automatisierung
- Gutes Risikomanagement
- Rechte- und Zugriffsorganisation

3. Terminvereinbarung und Meeting: Per Tool deutlich einfacher

Auch die Vereinbarung von Terminen für Meetings sowie deren Durchführung lassen sich heute problemlos online erledigen. Gerade Meetings gelten als großer Zeitfresser, wenn sie nicht gut vorbereitet werden. Durch Online-Tools wie Teams oder Zoom können diese zumindest ortsunabhängig geführt werden.

Termin-Tools wie Doodle erleichtern zudem den Aufwand der Terminvereinbarung. Der Initiator schlägt einfach passende Termine vor und die eingeladenen Personen können angeben, an welchem der Termine es ihnen passt. Auf diese Weise entfällt sehr viel administrativer Aufwand und es gibt weniger Nachfragen.

Die Welt der Tools deckt fast jeden Vorgang ab

Neben diesen Beispielen existieren noch viele weitere Tools, die im Arbeitsalltag für Vereinfachungen sorgen können. Hier eine kleine Übersicht:
- Tabellen und Dokumente gemeinsam bearbeiten (z.B. mit Google Docs oder Tabellen)
- Cloudspeicher für gemeinsame Daten (z.B. Dropbox)
- Übersetzungsprogramme für ausländische Korrespondenz
- Passwortmanagement (z.B. LastPass)
- Wiki-Software für Dokumentationen (z.B. Confluence)
- Mindmap-Software (z.B. MindMeister)
- Zeitmanagement-Software (z.B. Toggl)

Mit Tools zu deutlich erhöhter Produktivität

Unter dem Strich lässt sich festhalten, dass es heute zahlreiche Tools gibt, die den Büroalltag deutlich erleichtern. Einer der größten Brocken ist dabei die Buchhaltung, die durch entsprechende Software deutlich einfacher wird. Darüber hinaus existieren jedoch auch Tools für das Projektmanagement oder Video-Meetings.

Gerade kleine Unternehmen oder Gründer können so von einem Funktionsumfang profitieren, der sonst eher den größeren Marktteilnehmern zur Verfügung steht. Projekte wie ein CRM oder ein ERP-System lohnen sich für Kleinunternehmer häufig nicht und auch individuelle Lösungen lassen sich dort nur selten finanziell realisieren. Viele Standard-Lösungen sind hingegen perfekt geeignet, um den Workflow insgesamt zu verbessern und somit mehr Zeit für die eigentliche Arbeit zu haben.