Verträge schnell und einfach verwalten mit der richtigen Software
Die Verwaltung von Verträgen kostet Unternehmen jede Menge Zeit und Aufwand. In Zeiten der Digitalisierung bieten sich mittlerweile jedoch Möglichkeiten, die Verwaltung zu vereinfachen und zugriffssicher abzuspeichern. Doch wie genau funktioniert eine solche Software und bei welchen Aufgaben können sie helfen?
Zeit ist Geld
Als zentraler Ankerpunkt in der Beziehung zu Kunden, Partnern, Lieferanten oder Mitarbeitern besitzen Verträge eine zentrale Bedeutung innerhalb eines Unternehmens. Da viele unterschiedliche Parteien und Abteilungen diverse Herausforderungen für das Management darstellen, handelt es sich um einen komplexen Unternehmenszweig, der bestmöglich strukturiert sein will. Selbstverständlich funktioniert auch heute noch ein dezentrales System auf analoger Basis. Allerdings sorgen etwaige Aktenberge nicht nur dafür, dass viel Platz benötigt wird, um sie zu verstauen. Darüber hinaus ist die Arbeit in Archiven mit einem sehr großen Zeitaufwand verbunden. Um diesen bestmöglich zu reduzieren, greifen immer mehr Unternehmen auf Programme zurück, wenn es um das Management von Verträgen geht.
Digitale Verwaltung längst mit unzähligen Vorteilen
Hochwertige Vertragsmanagement Software, wie sie beispielsweise durch die SER Group produziert wird, kann den zeitlichen Aufwand deutlich limitieren. Dabei zeigen sich insbesondere hinsichtlich der Einhaltung von Fristen sowie den Abläufen von Vertragsprozessen deutliche Vorteile. So kann die Software so kalibriert werden, dass sie jede Vertragsfrist im Auge behält und beizeiten darauf hinweist. Ferner können Voreinstellungen getroffen werden, die gewisse Vertragsabläufe vollkommen automatisch managen und somit wertvolle Arbeitszeit einsparen.
Nicht zu vergessen sind auch die weiteren Funktionen, die eine entsprechende Software mit sich bringt. Mithilfe einer digitalen Vertragsakte können alle relevanten Vertragsdaten innerhalb weniger Sekunden abgefragt und eingesehen werden. Zudem lassen sich vielfältige Vertragsprozesse im Vorfeld einstellen. Dies hilft dabei, dass die Software autonom Verträge überprüft, Freigaben erstellt oder selbst die Finalisierung von Verträgen übernimmt. Um mögliche technische Fehler im Ernstfall nachvollziehen zu können, werden alle automatisiert bearbeiteten oder erstellten Verträge langfristig im System gespeichert. Somit sind sie sowohl transparent als auch permanent nachweisbar.
Software für Vertragsmanagement als zusätzlicher Schutz
Hochwertige Programme bieten zudem einen weiteren positiven Aspekt, der der Verwaltung von Unternehmen und den Aufgaben des Managements zugutekommt. Sie agieren zusammen mit dem Doxis4-Protokoll, welches sämtliche Zugriffe sowie Veränderungen an gespeicherten Daten festhält. Auf diese Weise kann ein unkontrollierter sowie unautorisierter Zugriff auf den sensiblen Daten verhindert werden. Dabei werden sämtliche Daten erfasst, die während des gesamten Vertragslebenszyklus entstanden sind. Ferner gibt es unterschiedliche Speicherformate, sodass die angelegten und eventuell bearbeiteten Daten revisionssicher abgelegt und verschlossen werden können.