Was kann Software zur Verwaltung von IT-Assets für den Mittelstand

Um die Vermögenswerte eines Unternehmens zu erfassen und zu verwalten, wurden in der Vergangenheit Register und Listen genutzt, die in aufwändiger Handarbeit erstellt und regelmäßig kontrolliert werden mussten. Mit der Entwicklung moderner IT-Lösungen wurde diese Aufgabe deutlich leichter. Personelle und zeitliche Ressourcen können nun effizienter genutzt werden als je zuvor.

Lange Zeit waren gerade bei mittelständischen Unternehmen Immobilien, Maschinen, Büroausstattungen und andere physische Dinge die größten Vermögenswerte. Immaterielle Werte wie Patente und Lizenzen haben den Wert eines Unternehmens in den meisten Fällen weniger stark beeinflusst. Die veränderten Bedingungen im Digitalzeitalter haben jedoch zu einer Verschiebung in diesem Bereich geführt. Programme und Softwarelizenzen stellen heute einen erheblichen Teil des Gesamtwertes eines Unternehmens dar. Hinzu kommt die Hardware, die ebenfalls mit großen Summen zu Buche schlägt. Um den Wert der IT in seiner Gesamtheit zu erfassen und die einzelnen Komponenten effektiv zu managen, wurde eine Software entwickelt, die es übernimmt, den Einsatz aller in einem Unternehmen vorhandenen IT-Assets effizient zu steuern.

Was kann eine IT Asset Management Software?

Der Begriff IT-Asset umfasst neben den physischen Komponenten, wie zum Beispiel Server, EDV-Schränke und Endgeräte an den Arbeitsplätzen, auch immaterielle Güter wie Software-Lizenzen und auf die individuellen Bedürfnisse abgestimmte Programme.

Durch die rasante Entwicklung innovativer Technologien, die auch neue Asset-Typen hervorbringen, werden die IT-Strukturen zunehmend komplexer. Dies führt dazu, dass der Wert der IT einen immer größeren Anteil am Gesamtwert eines Unternehmens darstellt. Umso wichtiger ist es, alle IT-Assets zu erfassen, zu überwachen und effizient zu managen. Moderne IT Asset Management Software, kurz ITAM, trägt maßgeblich dazu bei, die Inventarisierung und Verwaltung von IT-Assets zu optimieren.

Eine IT Asset Management Software übernimmt alle Aufgaben, die im Laufe eines IT-Asset-Lebens anfallen. Dazu zählen neben der Erfassung und Überwachung vielfältige weitere Aspekte. ITAM-Programme wurden entwickelt, um den gesamten Lebenszyklus von IT-Assets verwalten zu können.

Welche Vorteile bietet eine IT Asset Management Software?

Die Vorteile einer ITAM Software liegen in erster Linie in einer Optimierung der Nutzung von informationstechnischen Strukturen. Durch die permanente Überwachung von Wartungsverträgen, Garantiezeiten und anderen relevanten Faktoren der verschiedenen IT-Komponenten wird der Wert von IT-Assets nachhaltig maximiert. Die kontinuierliche Messung des aktuellen Wertes ermöglicht die exakte Bewertung eines Assets und liefert so wichtige Informationen, die für eine Investition von entscheidender Bedeutung sind. Auf Basis der durch die Software gelieferten Daten können Entscheidungen getroffen werden, die dazu beitragen, die Kosten für Soft- und Hardware zu reduzieren.

Darüber hinaus trägt die IT Asset Management Software dazu bei, die Datensicherheit in einem Unternehmen zu steigern. Immer öfter werden Mitarbeitende dazu ermuntert, eigene Geräte bei der Bewältigung ihrer Aufgaben zu nutzen. Verfügen diese jedoch über Tools und Apps, die nicht von der Unternehmensleitung autorisiert wurden, birgt dies erhebliche Sicherheitsrisiken, die zu enormen Schäden durch das Einschleusen von Schadsoftware und anderen Aktionen führen können. IT Asset Management Software kann nicht genehmigte Programme erkennen und entsprechende Warnungen anzeigen.

IT Asset Management Programme helfen außerdem dabei, personelle Ressourcen optimal einzusetzen. Da durch den Einsatz der Software zahlreiche manuelle Arbeiten entfallen, können sich Mitarbeitende um andere wichtige Aufgaben kümmern und so zum Beispiel den Service verbessern.

Was ist beim Kauf vom IT Asset Management Software zu beachten?

Nicht zuletzt durch die Corona-Pandemie hat sich der Trend zum Home-Office und zum Remote Work verstärkt. Neue Formen der Arbeit werden in Zukunft häufiger dazu führen, dass Mitarbeitende nicht vor Ort, sondern fernab des Unternehmen tätig werden. Unabhängig von Ort und Zeit müssen die Mitarbeitenden aber jederzeit einsatzfähig sein. Deshalb sollte bei der Anschaffung von zukunftssicherer IT Asset Management Software darauf geachtet werden, dass sie über mobile Browser gefahren werden kann oder über entsprechende Apps verfügt.

Bei der Entscheidung für eine IT Asset Management Software spielen natürlich die Kosten eine entscheidende Rolle. In der Regel gibt es verschiedene ITAM-Modelle, die auf die individuellen Bedürfnisse von mittelständischen Unternehmen angepasst werden können. Je nach Anbieter gibt es verschiedene Preismodelle, bei denen die Abrechnung über die Zahl der Nutzer oder über Pay-per-Node erfolgt. Vor der Anschaffung einer IT Asset Management Software sollte deshalb genau überprüft werden, welches System am besten zum Unternehmen und zum zur Verfügung stehenden Budget passt.

Mit IT Asset Management Software Unternehmen für die Zukunft rüsten

Um die Effizienz der IT eines Unternehmens zu steigern und personelle Ressourcen optimal zu nutzen, ist eine IT Asset Management Software langfristig unerlässlich. Aufgrund der zunehmenden Komplexität informationstechnischer Strukturen wird der mit der Erfassung und dem Management der einzelnen Assets verbundene Aufwand weiter wachsen. Diese Aufgabe einer Software zu übertragen, um Mitarbeiter gezielt mit anderen wichtigen Aufgaben zu betreuen, wird deshalb auch für mittelständische Unternehmen immer interessanter.