Alternativen zu Microsoft 365 - welche gibt es, und was taugen sie?
Microsoft 365 gilt als Standard-Software in Büros wie im privaten Bereich. Das Business-Paket bietet Firmenkunden Textverarbeitungsprogramme, E-Mail, Kalender und Notizsysteme, PowerPoint, Excel und mit OneDrive auch noch Filehosting. Nutzer können weltweit von jedem mobilen Gerät aus auf ihre Dokumente zugreifen. Aber ist Microsoft 365 alternativlos?
Auch wenn das häufig so dargestellt wird: Microsoft 365 ist natürlich nicht alternativlos. Es gibt genügend Dienste, die einen Teil oder alle der genannten Funktionen besitzen und zum Teil auch noch kostenlos nutzbar sind. Microsoft 365 gilt als zunehmend problematisch in Hinsicht auf die europäischen Datenschutzbestimmungen. Warum sollte man also nicht die Konkurrenz kennenlernen? Was genau als Alternative in Frage kommt, hängt aber davon ab, wer die Software nutzt. Denn Privatnutzer haben natürlich andere Anforderungen als KMU. Und bei großen Unternehmen sieht das wieder ganz anders aus.
Seit 2018 in der Kritik
Die Gesetze der US-Bundesregierung stellen sicher, dass US-Geheimdienste und die kooperierenden Geheimdienste anderer Staaten grundsätzlich Zugriff auf die Anwenderdaten haben. Microsoft ist als Unternehmen in den USA ansässig, die Gesetzgebung gilt auch für Nutzer und Nutzerinnen aus der EU. Die Administratoren von Office 365 haben grundsätzlich Einsicht in die E-Mail Konten der Nutzer und Nutzerinnen sehen, welche E-Mails von wem wann gelesen werden. Anhänge, Absender und mehr sind einsehbar. Das ist mit der DSGVO nicht vereinbar und wurde den Anwendern lange gar nicht mitgeteilt.
Die niederländische Regierung kam im November 2018 zu dem Schluss, dass Microsoft 365 persönliche Nutzerdaten sammle und gegen die DSGVO verstoße. Zwar reagierte Microsoft darauf und nahm Änderungen vor. Im Juli 2019 blieben bei einer erneuten Prüfung aber dennoch viele Punkte offen. Und es ging weiter: 2020 erhielt Susanne Eisenmann, Kultusministerin von Baden-Württemberg, den BigBrotherAward (Kategorie Digitalisierung). Sie wollte Microsoft 365 flächendeckend in den Schulen des Bundeslands einführen, was dem Unternehmen und damit der US-Regierung Zugriff auf die Daten von Lehrkräften und Schülerschaft gegeben hätte, die zwingend auf den Servern von Microsoft hinterlegt wären
Eine anschließend in Auftrag gegebene Studie kam zu dem Schluss, dass mit der Nutzung von Microsoft 365 nicht akzeptable datenschutzrechtliche Probleme verbunden seien. Damit ist klar: Eine datenschutzrechtlich weniger problematische Alternative sollte immer vorgezogen werden.
Open-Source-Lösungen sind leistungsstarke Alternativen
Wer Endgeräte aus dem Apple-Universum nutzt, bekommt die iWorks-Suite kostenlos. Programme wie Pages und Keynote ähneln den Programmen von Microsoft sehr stark und sind durchaus potent. Allerdings ist auch Apple ein US-amerikanisches Unternehmen und trotz der bislang verweigerten Zusammenarbeit mit US-Behörden unter Umständen problematisch.
Eine andere Möglichkeit sind Open-Source-Lösungen. Programme wie Libre Office und Open Office sind für private Nutzer kostenlos. Firmenkunden erhalten einen anderen Leistungsumfang und werden für die Nutzung der Software zur Kasse gebeten. Diese Software läuft auf allen Betriebssystemen und wird regelmäßig von einer großen Unterstützergemeinschaft auf aktuellem Stand gehalten.
Eine deutsche Office-Lösung ist Softmaker Office. Die Anwendung stammt aus einem deutschen Entwicklerbüro und ist auch für verschiedene Betriebssysteme verfügbar.
Alles aus einer Hand? Schwierig!
Wer dagegen keine Textverarbeitung Tabellenkalkulation sucht, sondern eine Plattform für die digitale Zusammenarbeit, für E-Mail und Kalender plus Chat-Tool und Videokonferenz-System, ist bei Mailbox.org gut aufgehoben. Der deutsche Service arbeitet DSGVO-konform und bietet auch nach eigenen Angaben "Office & Cloud" an. Der Service ist allerdings kostenpflichtig. Auch Google Workspace und die OX App Suite sind mögliche Alternativen. Aber keines dieser Programme bietet alle Anwendungen, die Microsoft 365 enthält, als Paket und in den drei Größen "privat", "Business" und "Enterprise".
Und es gibt noch einen wichtigen Punkt: Sollen Daten mit anderen Unternehmen ausgetauscht werden, muss auf das Dateiformat geachtet werden. Jede Anwendung hat eigene Formate, in denen die Daten automatisch abgespeichert werden. Soll ein anderes (gängigeres) Format verwendet werden, muss das jedes Mal angegeben werden. Das ist zwar keine große Sache, aber im Berufsalltag eben doch manchmal lästig.