Warum sich der Einsatz von Personalmanagement-Software im HR-Bereich lohnt

Alle Aufgaben und administrativen Tätigkeiten, welche die Belegschaft eines Unternehmens betreffen, werden durch das Personalmanagement geregelt. Hierunter fällt alles von Recruiting-Prozess bis hin zu dem Off-Boarding von Mitarbeitern. Hinter diesen Bereichen stehen viele unterschiedliche Prozesse, welche mit bloßem Papier immer schwieriger zu managen sind. Daher empfiehlt sich heutzutage die Nutzung von Personalmanagementsoftware. Der folgende Artikel zeigt, was die Personalmanagementsoftware leisten kann. Diejenigen, die noch weitere nützliche Informationen für die Verwaltung des Personalbereichs erhalten möchten, können sich bei appvizer umsehen und dort die passende Personalmanagement-Software für ihr individuelles Unternehmen finden.

Excel ist keine Personalmanagement Software

In den vergangenen Jahren wurde das Programm für die Tabellenkalkulation Excel oft genutzt, um das Personalmanagement digital zu steuern. Dies greift in den heutigen, schnelllebigen Zeiten allerdings viel zu kurz. Die Gründe dafür sind vielfältig.

Einer der Gründe, weshalb Excel nicht mehr als Personalmanagementsoftware genutzt wird, besteht in Problemen hinsichtlich des Datenschutzes. Werden die Informationen eines Mitarbeiters beispielsweise in einer Tabelle in Excel gepflegt, findet häufig keine sorgfältige und regelmäßige Aktualisierung statt. Die Konsequenz daraus ist, dass sich auf den Servern immer noch Daten befinden, die per DSGVO schon lange vernichtet sein müssten. Automatisch erfolgt das Löschen veralteter Daten dagegen durch eine wirkliche Personalmanagementsoftware.

Herausforderungen des Datenschutz - Software ist die Lösung

Auch der generelle Einblick in die personenbezogenen Daten ist ein Problem. Die Pflege der Mitarbeiterdaten erfolgt häufig in nur einem einzigen Dokument. Wenn ein Manager auf diese Daten Zugriff erhält, um beispielsweise Anmerkungen zu einem Gespräch dort einzutragen, dann kann er gleichzeitig auch auf andere Informationen zugreifen, die eigentlich gar nicht für ihn bestimmt sind. Dies stellt im Sinne des Datenschutz eine Verletzung der Rechte dar.

Damit hören die Probleme allerdings noch nicht aus. Ohne, dass eine passgenaue Personalmanagementsoftware genutzt wird, muss der HR-Bereich seine Daten häufig mehrfach in viele Systeme eintragen. Ändern sich beispielsweise die Daten eines Mitarbeiters, dann müssen diese an unterschiedlichen Stellen aktualisiert werden - und das manuell. In der Payroll, der Personalakte und in vielen weiteren Dokumenten. Das Arbeiten kann durch die Nutzung einer Personalmanagementsoftware wesentlich effizienter gestaltet werden.

Diese Probleme werden durch die Software gelöst

Diese Probleme gibt es nicht mehr, wenn im Personalbereich eine spezielle Software genutzt wird. Durch die Software können alle Prozesse, die das Personalwesen umfasst einfach gemanagt werden. Es entfällt beispielsweise eine doppelte Buchhaltung, weil die Eingabe der Daten an nur einer Stelle erfolgt. Die Aktualisierung an allen anderen relevanten Stellen findet danach komplett automatisiert statt.

Ebenfalls kann somit allen Anforderungen des Datenschutz nachgekommen werden. Berechtigungs- und Rollengesetze können sich im Sinne der aktuellen DSGVO spielend einrichten lassen. Darüber hinaus können Fristen für die Löschung von Daten und bestimmten Informationen voreingestellt werden. Sobald diese überschritten sind, werden die Server von den nicht mehr benötigten Daten befreit.

Mitarbeiter können den HR-Bereich selbst unterstützten

Die Software hält ebenfalls Zugänge für die Mitarbeiter selbst bereit. Diese können darin unterschiedliche Aktionen in Eigenregie durchführen. Die eigenen Daten können aktualisiert werden, Anträge für Kostenübernahmen eingestellt und Urlaub beantragt werden. Dadurch wird der HR-Bereich effektiv von vielen administrativen Tätigkeitsbereichen entlastet. Außerdem werden die Mitarbeiter so aktiv in wichtige Unternehmensprozesse eingebunden, was von diesen häufig geschätzt wird.

Für die Software für das Personalmanagement sprechen darüber hinaus noch viele weitere Gründe. Die Vielzahl von unterschiedlichen Funktionen und Einsatzbereichen ist enorm und damit für jede Personalabteilung ein großer Gewinn.