Software zur Ressourcenplanung für den Mittelstand

Eine Softwarelösung für die Unternehmensinterne Ressourcenplanung hilft einem Betrieb in vielen Anwendungsbereichen Zeit zu sparen und die Übersicht zu behalten. Der professionelle Ausdruck einer solchen Software ist Enterprise Ressource Planning, kurz ERP.

Die Geschäftsressourcenplanung wird zentralisiert in einem Datenbanksystem gespeichert und kann so von allen berechtigten Mitarbeitern und Standortübergreifend abgerufen werden. In der Praxis möchte man damit den Ressourcenfluss steuern, planen und kontrollieren. Unter Ressourcen werden unter anderem Waren, Mitarbeiter, das Kapital oder auch Betriebsmittel verstanden.

Im Gegensatz zu Warenwirtschaftssystemen kann ein ERP modular viel flexibler erweitert und aufgebaut werden, so bietet der Systemanbieter ERP Novum beispielsweise vier komplexe Module und Erweiterungen die einen Einsatz von anderer Software überflüssig macht.

Vorteile einer ERP Software

Mit einer ERP-Software können Prozesse, Dokumente, Planungen, Vorlagen und Daten zentral abgelegt werden. Dadurch werden Prozesse beschleunigt und optimiert was zu Zeit- und Geldersparnissen führt.

Wichtige Führungspersonen haben jederzeit einen guten Überblick aller Daten oder können in den meisten Systemen mit nur einem Klick umfangreiche Statistiken oder Auswertungen erstellen. Nachgelagerte Prozesse werden auch hierdurch positiv beeinflusst (Stichwort Buchhaltung, Lagerhaltung und ähnliches).

Für Mitarbeiter können sich zeitliche Vorteile ergeben, denn monotone Arbeiten werden automatisiert, gleichzeitig steigert es die Motivation der Beschäftigten durch den Wegfall solcher Arbeiten. Die ersparte Zeit können die Mitarbeiter dann auf andere Weise und meist sinnvoller nutzen. Aber auch für Kunden kann sich einiges zum positiven Verändern: Durch schnellere Abläufe und zentrale gelagerte Daten wir die Kundenkommunikation und die Datenpflege erheblich verbessert.

Wie unterscheiden sich ERP-Systeme?

Selbstverständlich gibt es nicht das eine System für alle. Hauptsächlich fokussieren sich Anbieter auf die einzelnen Branchen und deren Unterschiede. Aber auch die Betriebsgröße spielt dabei eine Rolle. Vor allem die Branchen E-Commerce, Großhandel und Verpackungsindustrie haben sich herauskristallisiert. Zusätzlich bieten Module die Möglichkeit, die Grundfunktionen eines ERP-Systems den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens anzupassen.

ERP als Cloud- oder Selfhosted Lösung

Für Unternehmen stellt sich bei der Auswahl eines ERP-Systems auch immer die Frage, wie die Software in das Unternehmen eingebunden werden soll. Dabei gibt es grundsätzlich drei Möglichkeiten:

• Das sogenannte SaaS-ERP (Software as a Service) Modell. Hier stellt der ERP-Anbieter dem Unternehmen einen Login zur Verfügung und kümmert sich um die Sicherheit und Aktualisierung des Systems. In den meisten Fällen wird auch der technische Support abgedeckt.
• Eine klassische Selfhosted Lösung (auch "On-Premises-Modell") ist nur dann sinnvoll, wenn das einsetzende Unternehmen auch eine entsprechende IT-Abteilung unterhält, die sich mit der Programmiersprache und der Serverumgebung auskennt. Das Unternehmen erhält die Software und eine dazugehörige Lizenz.
• Auch eine Art von SaaS-ERP sind die Cloud-Lösungen. Hierbei stellt der Anbieter dem Unternehmen einen Zugang zum Server über eine Remote Verbindung zur Verfügung.
• Neu sind die hybriden Lösungen, bei denen das Fundament vom Anbieter bereitgestellt wird, während das Unternehmen die Daten verwaltet. Gerade mit Blick auf die Datenschutzgrundverordnung eine Innovation.

Welches der vorgestellten Möglichkeiten für ein Unternehmen relevant ist oder nicht, entscheiden verschiedene Faktoren: Welche Lösung wird angeboten? Was ist rentabler für das Unternehmen? Hier ist der Kontakt zum Unternehmen wertvoll, denn dank ausführlicher Beratung kann der Unternehmer seine Entscheidung fällen!

Die richtige Auswahl von ERP Software

Bei der Auswahl sollten sich Unternehmen eine eigene Checkliste erstellen. Selbstverständlich existieren grundlegende Parameter, auf die man immer schauen sollte. Hier nun drei Kriterien, die später dann individuell angepasst oder erweitert werden müssen:

Der Preis spielt in den meisten Fällen die größte Rolle. Dabei sollte nicht nur auf eine eventuell anfallende monatliche Gebühr geachtet werden, sondern auch Kosten für den Support oder Einrichtungsgebühren. Zudem lohnt sich ein Preisvergleich der schon beschriebenen Modelle (SaaS, Cloud oder Selfhosted).

Wie flexibel ist das System? In den meisten Lizenzmodellen gibt es Grenzen pro Preisstufe, beispielsweise wie viele Benutzer auf das System zugreifen können oder auch der Speicherplatz für Dokumente oder die Datenbank. Unternehmer sollten hier in Erfahrung bringen, ob eine Skalierung der Leistungen möglich ist und vor allem was diese kosten wird. Welche Prozesse werden unterstützt und gibt es Module, die leicht und flexibel hinzugebucht werden können.