Praktische WordPress Kalender Plugins zur Automatisierung
WordPress ist das beliebteste System zur einfachen Erstellung einer Webseite. Nicht nur private Personen, sondern immer mehr Unternehmen setzen auf die CMS Lösung. Ein Grund ist sicherlich die Möglichkeit, den Funktionsumfang mithilfe von Plugins in allen Belangen zu erweitern. Ob komplexer Shop oder eine Event-Verwaltung, Ticket System oder Kundendatenbanken, alles scheint möglich.
Belegungspläne in WordPress
Abgesehen von der ansprechenden Webseite, dank tausender Designs ("Themes"), setzen viele Hotels, Restaurants und Betreiber von Ferienwohnungen auf sogenannte Belegungspläne. Diese ermöglichen dem Kunden auf einen Blick zu sehen, wann ein Platz oder Zimmer frei ist und wann eine Buchung ausgeschlossen werden kann. Beispielsweise mit einem Belegungsplan für Ferienwohnungen oder auch Online-Events.
Das spart nicht nur dem Kunden den Anruf beim Unternehmen, sondern setzt Mitarbeiterressourcen frei, die in andere Abläufe und Arbeiten eingesetzt werden können. Für die Kundschaft ist es auch auf einen Blick ersichtlich, wann eventuell notwendige Ersatztermine frei sind.
Als weiterer Vorteil von Online-Belegungsplänen hat sich die selbstständige Buchungsverwaltung für die Kunden selbst herauskristallisiert. Denn sie können mit einem Klick eine Buchung stornieren oder verschieben. Auch hier werden wertvolle Mitarbeiterressourcen geschont und mit der folgenden Kalenderintegration wissen sofort alle Beteiligten, dass ein Termin verschoben oder storniert wurde.
Externe und interne Kalenderverwaltung
Betriebe, die grundsätzlich interessiert an Digitalisierung sind, aber die Kosten scheuen, können mit WordPress auch eine Art Intranet erstellen. Dabei muss die Seite für die Öffentlichkeit nicht unbedingt erreichbar sein, wichtig ist, dass alle Mitarbeiter auf das Backend zugreifen können. Eine andere Möglichkeit wäre, das System im lokalen Netzwerk zur Verfügung zu stellen, dafür sind allerdings Mitarbeiter notwendig, die sich in diesem Bereich sehr gut auskennen.
Durch die Nutzung von gemeinsamen Kalendern können alle Abteilungen auch Standortübergreifend miteinander arbeite. Anrufe, ob ein spezieller Mitarbeiter verfügbar ist, entfallen denn es ist einfach einzusehen, wann welcher Termin frei ist. Zusätzlich bieten solche Kalenderverwaltungen auch die Möglichkeit, Ressourcen (beispielsweise Mitarbeiter und Besprechungsräume) zu verwalten. Und auch hier kann alles intern verwendet werden und muss nicht zwingend nur für die Kunden verfügbar sein.
Buchungen für Besprechungen und Seminare
Abzugrenzen von Belegungspläne sind zusätzliche Buchungssysteme, die im Plugin-Store zur Verfügung stehen. Hier geht es nicht darum, dem Kunden zu zeigen, wann wer verfügbar ist, sondern die Möglichkeit zu geben sich selbstständig für ein Event, Coaching oder Webinar anzumelden. Dies kann auch direkt mit einem Zahlungsprozess verknüpft werden.
Gerade für Unternehmen, die durch solche Beratungsgespräche an Kunden kommen (z. B. Versicherungsvermittler) ist eine solche Buchung Gold wert. Ein kleiner Nachteil ist natürlich, dass alle eingehenden Anfragen auch beantwortet werden müssen, aber angesichts der Vorteile ein durchaus zu verschmerzender Schritt.
Anbindung externer Dienstleister
Eine weitere sinnvolle Möglichkeit bieten die verschiedensten Anbieter selbst. So ist es möglich, bestehende Event-Planer oder Buchungsdienste mit der eigenen WordPress Seite zu verbinden. Der Vorteil ist hier nicht nur bei den Mitarbeitern, sondern auch bei den Kunden zu finden. Die Mitarbeiter müssen sich nicht auf ein neues System einlassen und können alles wie gewohnt benutzen. Während die Kunden ein vertrautes System vorfinden - was gerade für Stammkunden ein wichtiger Punkt ist.
Und falls der eigene Dienst kein WordPress-Plugin zur Verfügung stellt, kann nach einer sogenannten "Bridge" gesucht werden. Mithilfe dieser "Brücke" werden entsprechende Dienstleister an die eigene WordPress Installation angebunden.
Achtung auch bei WordPress Kalender Plugins
Selbstverständlich muss hier noch auf die Sicherheit, Rentabilität und den Datenschutz hingewiesen werden. Denn viele dieser Plugins werden kostenfrei angeboten, nützliche Funktionen aber hinter einer Pro-Version versteckt. So kommen schnell hohe Beträge zusammen. Unternehmen sollten also dringend Bewertungen lesen und so viele Systeme wie nur möglich testen, bevor sie sich festlegen. Immerhin kann ein Plugin mit zwei Klicks hinzugefügt und aktiviert werden, also ist das Testen mehrerer Systeme nicht kompliziert.
In Punkte Sicherheit ist man als Betrieb darauf angewiesen, dass alles den hohen Sicherheitsstandards entspricht. Probleme können dennoch auftreten, denn ein Plugin zu programmieren und im WordPress Store zur Verfügung zu stellen ist relativ einfach. Hier werden auch nur die essenziellen sicherheitsrelevanten Risiken ausgeschlossen.
Spezielle Plugins zum Thema Datenschutz sollten ebenso eingeplant werden. Die Entwicklercommunity ist meist außerhalb der EU ansässig und legt somit wenig Wert auf die Umsetzung der DSGVO. Bei Bedenken zum Thema Sicherheit oder Datenschutz, können auch Unternehmen mit einer Beratung beauftragt werden. Und unter dem Strich steht es dem Unternehmer natürlich auch frei, ein Plugin bei einer Entwicklerfirma in Auftrag zu geben.